Política de privacidad
1. Quién trata los datos
Ivens Studio (en adelante, "la empresa"), con correo de contacto cristian.martinez@ivens-studio.com, es responsable del tratamiento de los datos que se describen en esta política.
2. Alcance
Esta política aplica al sistema de gestión interno de la empresa (ERP) y a su asistente de uso interno en WhatsApp ("Asistente Petrus"). El asistente es exclusivamente para colaboradores de la empresa; no se usa para ventas, publicidad ni atención a clientes. Un número de WhatsApp que no haya sido vinculado por un colaborador desde el sistema solo recibe un aviso de que el número es de uso interno y no se le da ningún otro tratamiento.
3. Datos que se tratan
- Datos de cuenta del colaborador: nombre, correo de trabajo y rol dentro de la empresa.
- Número de WhatsApp que el colaborador vincula voluntariamente y el nombre de perfil que WhatsApp entrega con cada mensaje.
- Contenido de los mensajes que el colaborador envía al asistente (texto, notas de voz, fotos y documentos), necesarios para atender su solicitud (por ejemplo, registrar un gasto a partir de la foto de un ticket).
- Identificadores técnicos de los mensajes, usados únicamente para no procesar dos veces el mismo mensaje y para diagnosticar fallas.
4. Para qué se usan
Únicamente para operar los procesos internos de la empresa que el propio colaborador solicita: registro de gastos e ingresos, tareas y agenda, seguimiento comercial, asistencia de obra y compras. Los mensajes se guardan en la conversación del colaborador con el asistente dentro del sistema, con los mismos permisos que tiene en la aplicación. No se usan para publicidad, no se venden ni se comparten con terceros con fines comerciales.
5. Proveedores que intervienen
- Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): transporte de los mensajes de WhatsApp, conforme a sus propias políticas.
- InsForge: alojamiento de la base de datos, archivos y funciones del sistema.
- Proveedores de modelos de inteligencia artificial (OpenAI, Anthropic): procesan el texto, el audio y las imágenes que el colaborador envía al asistente para generar la respuesta. Se les envía solo lo necesario para atender cada solicitud.
6. Conservación
Los mensajes se conservan mientras la cuenta del colaborador esté activa y la conversación no se vacíe. El colaborador puede vaciar su conversación con el asistente desde la aplicación en cualquier momento. Los identificadores técnicos de mensajes de WhatsApp se conservan como máximo 90 días.
7. Derechos del colaborador
El colaborador puede desvincular su número de WhatsApp en cualquier momento desde la aplicación (Chat → Asistente → Conectar WhatsApp → Desvincular) o escribiendo DESVINCULAR al asistente. Para consultar, corregir o eliminar sus datos puede escribir al correo de contacto indicado arriba; la solicitud se atiende en un plazo máximo de 20 días hábiles.
8. Eliminación de datos
Si un colaborador deja la empresa, su acceso se desactiva y su número de WhatsApp queda desvinculado; sus mensajes se eliminan a solicitud o conforme a la política interna de conservación. Las solicitudes de eliminación se reciben en cristian.martinez@ivens-studio.com.
9. Seguridad
Las comunicaciones con WhatsApp se verifican con la firma de Meta y viajan cifradas. El acceso a los datos se controla por usuario, rol y empresa. La vinculación de un número de WhatsApp requiere un código generado dentro del sistema, válido por 15 minutos y de un solo uso.
10. Cambios
Esta política puede actualizarse; la versión vigente siempre estará publicada en esta dirección.