Estimaciones de obra: cómo hacerlas, con anticipo, amortización y retenciones
Qué es una estimación de obra, qué lleva, cómo calcular el importe con cantidades anteriores y acumuladas, y cómo se aplican la amortización del anticipo, el IVA, el fondo de garantía y el 5 al millar. Con ejemplo.
La estimación es el documento con el que el contratista cobra el trabajo ejecutado en un periodo. Es, literalmente, la forma en que entra el dinero a la obra: una estimación mal hecha se rechaza, se atrasa o se paga de menos, y cada semana de retraso es flujo de efectivo que pone la constructora.
En esta guía te explicamos qué lleva una estimación, cómo se calcula con un ejemplo completo y qué errores hacen que el cliente la regrese.
Qué es una estimación de obra
Es la valuación de los trabajos ejecutados en un periodo: cantidad ejecutada de cada concepto × precio unitario contratado. Se presenta al cliente o a la residencia de obra con su soporte, se revisa, se autoriza y se factura.
- En obra privada, la periodicidad y las condiciones las define el contrato: semanal, quincenal o mensual.
- En obra pública federal, la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas pide estimaciones con periodicidad no mayor a un mes. El contratista las presenta dentro de los seis días naturales siguientes al corte, la residencia tiene hasta quince días naturales para revisarlas y autorizarlas, y el pago debe hacerse dentro de los veinte días naturales siguientes a la autorización.
Qué lleva una estimación
| Elemento | Para qué sirve |
|---|---|
| Número, periodo y fecha de corte | Identificar la estimación y lo que cubre |
| Datos del contrato y de la obra | Ligarla al contrato correcto |
| Conceptos con cantidad contratada | La referencia para no estimar de más |
| Cantidad anterior, de esta estimación y acumulada | Llevar la cuenta de lo ejecutado |
| Precio unitario e importe | El valor de lo ejecutado en el periodo |
| Deducciones | Amortización de anticipo, retenciones y fondo de garantía |
| Números generadores | El cálculo de cada cantidad: medidas, ejes, croquis |
| Reporte fotográfico | La evidencia de lo ejecutado |
| Firmas | Quién elaboró, revisó y autorizó |
Los números generadores son el soporte más importante: sin ellos, cualquier cantidad se puede discutir.
Ejemplo: la estimación 2 de una nave industrial
Contrato a precios unitarios por $2,000,000 sin IVA, con un anticipo del 30 % ($600,000). La estimación 1 cobró $479,400. En este periodo se ejecutó lo siguiente:
| Concepto | Unidad | Contratado | Anterior | Esta estimación | Acumulado | P.U. | Importe |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Excavación a máquina | m³ | 1,200 | 800 | 400 | 1,200 | $185.00 | $74,000.00 |
| Concreto f'c = 250 en zapatas | m³ | 180 | 60 | 90 | 150 | $3,450.00 | $310,500.00 |
| Acero de refuerzo | kg | 14,000 | 4,000 | 5,000 | 9,000 | $31.10 | $155,500.00 |
| Importe de la estimación | $540,000.00 |
La regla básica: el acumulado nunca debe pasar de lo contratado. La excavación ya llegó a sus 1,200 m³; si en el siguiente periodo hace falta más, eso ya no se estima: es un volumen excedente que entra por orden de cambio.
Deducciones
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Importe de la estimación | $540,000.00 | |
| Amortización del anticipo | 30 % de $540,000 | −$162,000.00 |
| Subtotal | $378,000.00 | |
| IVA | 16 % de $378,000 | $60,480.00 |
| Fondo de garantía | 5 % de $540,000 | −$27,000.00 |
| Neto a cobrar | $411,480.00 |
Cómo funciona cada deducción:
- Amortización del anticipo. El anticipo se descuenta de cada estimación en la misma proporción en que se dio: si fue del 30 %, cada estimación amortiza el 30 % de su importe. Con esta, van amortizados $305,820 de los $600,000; la última estimación amortiza lo que falte.
- IVA. Se calcula sobre el importe menos la amortización, porque el anticipo ya se facturó con su IVA cuando se recibió. Revisa con tu contador cómo relacionar los CFDI del anticipo y de cada estimación.
- Fondo de garantía. En obra privada es común retener un porcentaje (el 5 % es habitual) que se devuelve al entregar la obra y terminar el periodo de garantía. Lo que se retiene sigue siendo dinero del contratista: llévalo como cuenta por cobrar.
- 5 al millar. En obra pública federal se retiene el 0.5 % del importe de cada estimación por el derecho de inspección y vigilancia. En este ejemplo serían $2,700. En obra pública, en lugar del fondo de garantía normalmente se exigen fianzas.
Errores que hacen que te regresen la estimación
- Estimar más de lo contratado sin una orden de cambio autorizada.
- Generadores que no cuadran con los planos o con lo que la supervisión midió en campo.
- Precios distintos a los del contrato. Se estima con el precio unitario contratado, aunque el presupuesto interno haya cambiado.
- Conceptos extraordinarios sin precio autorizado. Primero se autoriza el precio, después se estima.
- Acumulados que no coinciden con las estimaciones anteriores. Pasa mucho cuando cada estimación se arma en un Excel nuevo copiado del anterior.
- Olvidar la amortización o calcularla con otro porcentaje que el del contrato.
La estimación también es control de obra
Además de cobrar, la estimación es tu mejor medida del avance físico: con las estimaciones acumuladas sabes cuánto de la obra está ejecutado y puedes compararlo contra el programa. En el ejemplo, después de dos estimaciones van $1,019,400 de $2,000,000: un 51 % de avance financiero.
Ese avance es el dato que necesitas para saber si la obra va a ganar o perder. Lo explicamos en la guía de control de costos de obra.
Cómo lo resuelve Petrus connect
En Petrus connect las estimaciones salen del presupuesto de la obra, sin armar un Excel en cada periodo:
- Al crear la estimación, cada concepto ya trae su cantidad contratada, lo estimado anteriormente y lo pendiente. Solo capturas lo ejecutado en el periodo.
- Los precios quedan fijos con los del presupuesto contratado, y solo se estiman conceptos del contrato o de órdenes de cambio autorizadas.
- Eliges las deducciones de cada estimación (amortización de anticipo, IVA, fondo de garantía y 5 al millar) y se copian de la anterior.
- La estimación pasa de borrador a enviada y autorizada. Al autorizarla se crea sola su cuenta por cobrar en finanzas.
- Se imprime en formato listo para firmar, y el avance de obra se calcula con las estimaciones contra el programa.
Si tu presupuesto está en Opus, empieza por nuestra guía para pasar tu presupuesto de Opus al control de obra.